Gli ingredienti chiave per un Advisory Board da remoto

aprile, 10 2020

Gli Advisory Board sono uno degli strumenti più efficaci di cui dispongono le aziende del pharma e sono, per natura, incontri collaborativi, di aggregazione e di collaborazione.  

Oggi è difficile, se non impossibile, riunirci di persona ma non possiamo certo smettere di fare network, di seguire i nostri stakeholder o di portare avanti progetti di comunicazione e di formazione per la classe medica. 

Ecco allora come fare per organizzare sessioni di lavoro efficaci anche senza incontrarsi di persona

Sappiamo tutti per esperienza diretta che le attività da remoto rischiano di risultare poco produttive e poco piacevoli. Si perde del tempo perché non tutti i partecipanti hanno dimestichezza con la tecnologia, ci sono difficoltà nel condividere i contenuti, ci distraiamo quando dobbiamo ascoltare per troppo tempo senza poter intervenire, il dibattito è reso difficile dal ritardo dell’audio o dalle voci che si sovrastano, insomma sono molti i motivi di frustrazione del lavoro a distanza.  

Per organizzare una sessione di lavoro interattiva e ad alto contenuto tecnico non è sufficiente spostare le attività online scegliendo se farlo con Teams o Zoom, è necessario progettare l’evento e adottare gli strumenti tecnologici appropriati per gli scopi prefissati. 

Vediamo assieme i 5 punti chiave per un Advisory Board efficace anche da remoto: 

  1. Fare qualche prova
    Assicurarci che tutti abbiano gli strumenti tecnologici di base per lavorare da remoto, non è scontato. I clinici devono avere oltre al computer connesso ad internet, un microfono e la webcam e, nel nostro caso, anche un telefono o tablet.
    Verificare con una prova, qualche giorno prima dell’evento, che l’attrezzatura di tutti sia funzionante e in efficienza e che gli invitati siano a loro agio con le tecnologie da utilizzare.
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  2. Coinvolgere
    Prima dell’incontro inviare una comunicazione che descriva le caratteristiche del progetto e lo scopo delle attività, ricordare le modalità di collegamento e magari, se i nostri ospiti non sono degli habituè dell’online, inserire qualche consiglio pratico sull’etichetta della videoconferenza.
    E’ buona norma anticipare la raccolta di opinioni e indicazioni già nella fase di preparazione, per esempio, inviando ai clinici un sondaggio i cui risultati saranno discussi nelle prime fasi del webinar. Aumenteremo così l’efficacia delle attività e saremo da subito produttivi quando ci incontreremo online.
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  3. L’erogazione dell’evento: un mix di tecnologia e regia
    Nella fase di erogazione è molto importante la piattaforma tecnologica che deve supportare, oltre alla videoconferenza, la condivisione dei contenuti, la somministrazione di questionari, la collaborazione. La nostra piattaforma è in grado, per esempio, di proporre dei quesiti particolari come richiedere di indicare un punto specifico all’interno di una immagine diagnostica e il sistema registrerà la posizione del click del mouse o il tap sullo schermo come risposta.
    Il software utilizzato deve permettere la generazione collaborativa di contenuti, come nel caso della nostra WIKI che utilizziamo per la co-progettazione dei casi clinici e dei percorsi diagnostici e terapeutici.
    Dobbiamo curare la moderazione degli eventi per permettere alla riunione di avere un flusso dinamico ed interattivo, evitare sovrapposizioni, esclusione di alcuni partecipanti, divagazioni o perdita di focus. Il moderatore, con giri di domande o abilitando a turno i microfoni, deve assicurarsi che tutti abbiano modo di intervenire.
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  4. Feedback e senso di soddisfazione
    Ognuno di noi lascia una riunione con uno stato d’animo più o meno positivo se può rispondere ad alcune domante come: “abbiamo raggiunto il risultati prefissati?”, “sarà stato colto il valore del mio contributo?”, “abbiamo effettivamente fatto un passo avanti?”. E’ importante per questo fornire feedback.
    La retrospettiva è un elemento di grandissima importanza per la produttività e l’efficacia delle riunioni di lavoro e non solo per la soddisfazione personale e diventa indispensabile quando si lavora a distanza perché online è più difficile che in presenza cogliere tutti i dettagli.
    Al termine del nostro Digital Advisory Board il Medical Writer dovrà, quindi, redigere un documento di feedback che raccolga i materiali, le decisioni prese e indicare chiaramente quali obiettivi, tra quelli fissati, sono stati raggiunti durante le riunioni.
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  5. Figure chiave
    Il Digital Advisory Board deve essere scrupolosamente presidiato da alcune figure chiave, ognuna con un ruolo specifico, che migliorano ed arricchiscono lo svolgimento dell’incontro:  
  • Medical Writer che ha il compito di condurre i lavori e generare il report finale, 
  • Ambassador: rappresentante della direzione medica della Pharma 
  • Moderatore: che deve facilitare la comunicazione tra i membri durante il meeting
Noi siamo soliti affiancare i nostri clienti non solo per la progettazione e realizzazione ma anche con la nostra presenta durante le attività live con un nostro  
  •  Digital Ambassador nel ruolo di facilitatore tecnologico.  

Spostare le nostre attività online si può e oggi si deve fare. Con il giusto metodo e la giusta tecnologia possiamo continuare a farlo mantenendo alta la produttività e, in alcuni casi, ancora più alta rispetto alle modalità tradizionali. 

Facci sapere se anche tu devi ripensare i tuoi Advisory Board o altre attività collaborative ad alto valore da fare online, a noi fa sempre piacere confrontarci e condividere le nostre esperienze.   

 

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