Call, riunioni e formazione on-line: superata l’emergenza è il momento di attrezzarsi.

maggio, 19 2020

3 punti di attenzione nel digitalizzare le nostre interazioni

1) Attenzione ai requisiti tecnici della piattaforma utilizzata per garantire privacy e sicurezza.

Oggi l’ecosistema in cui si articolano le attività di divulgazione scientifica e formazione, ha subito una accelerazione verso il digitale, con la rapidità che solo un’emergenza può imprimere.

Secondo il pattern tipico dei processi di cambiamento, dopo i primi giorni di stallo in cui abbiamo capito cosa stesse succedendo, è subentrata la consapevolezza che ci ha portati alla ricerca di un adattamento. In questa fase abbiamo iniziato ad utilizzare le risorse che avevamo a portata di mano per dare continuità al nostro lavoro e alla nostra vita.

Il simbolo di questi giorni sono senz’altro le videochiamate, piattaforme di consumo come Zoom hanno avuto una crescita globale enorme, (i download giornalieri della app sono passati dai 171 mila di metà febbraio ai 2,41 milioni del 25 marzo, con un incremento del 1.300%).

Se le piattaforme commerciali potevano essere la soluzione nei primi giorni dell’emergenza ora, con il consolidarsi delle nuove pratiche e abitudini e visti i limiti che queste hanno dimostrato, è necessario riorganizzarsi.

Nel caso di Zoom, per esempio, il ministero degli esteri tedesco, il governo di Singapore, l’FBI e alcune imprese private come Google e Space X di Elon Musk ne hanno vietato l’utilizzo per problemi di privacy e sicurezza, anche noi dobbiamo pensare al mezzo adeguato per la nostra attività.

 

2) Focus sullo scopo e attenzione al destinatario per un’esperienza d’uso appagante.

La trasformazione digitale non è solo una questione di strumenti, non è sufficiente trasportare on-line quello che fino ad oggi facevamo in presenza.

E' necessario ripensare in toto l’esperienza che vogliamo far vivere al nostro interlocutore perchè sia il più possibile un’esperienza piacevole e non frustrante e perché ci permetta di raggiungere lo scopo prefissato.

Negli ospedali resistono computer obsoleti o condivisi tra tutti i medici di reparto, e spesso è forte il gap tra le tecnologie su cui sono tarate le soluzioni digitali, e i device realmente messi a disposizione dei clinici. Essere consapevoli che ci stiamo rivolgendo ad un professionista che è più spesso in corsia a svolgere un’attività radicalmente analogica e non seduto ad una scrivania di fronte ad un computer con le cuffie indossate è, per esempio, il primo elemento da tenere in evidenza quando dobbiamo ripensare a come, quando e con quale strumento, ci metteremo in contatto con lui. Fosse anche solo con una corretta programmazione per permettergli di organizzarsi.

Il cambiamento che dobbiamo perseguire è un mix di tecnologie funzionali, di nuovi gesti e di nuove attenzioni ripensate con lo scopo di lasciare un senso di appagamento al nostro interlocutore come, del resto, cerchiamo di fare anche nelle relazioni personali, ma deve anche condurci al risultato che ci siamo prefissati.

Il successo di una iniziativa digitale non sta nel prendere uno strumento di mercato più o meno evoluto e “imporlo” al nostro interlocutore, ma sta nel decidere che impatto desideriamo avere nel relazionarci con l’altra persona e nella cura posta all’intero processo.

La tecnologia è una componente che deve adattarsi al nostro bisogno e non viceversa.

Dobbiamo chiederci se è necessario condividere contenuti statici, video, somministrare questionari, richiedere interazioni, gestire interventi di più interlocutori, avere o meno in chiaro tutti i partecipanti.

Dobbiamo aver cura di programmare gli incontri, mantenere il coinvolgimento delle persone, assicurarci che le tecnologie che utilizzeremo siano in linea con le risorse dell’interlocutore, stabilire i tempi e la durata, condividere gli obiettivi e le modalità con cui far intervenire gli eventuali partecipanti.

Dobbiamo, in sostanza, curare la progettazione degli eventi più complessi così come dei semplici incontri a due e i software devono essere flessibili, personalizzabili, adattabili ai nostri scopi e non dobbiamo lasciare che sia l’improvvisazione a dettare la scaletta.

E’ molto importante anche pensare al dopo e individuare un momento e un modo per raccogliere i feedback. Questo ci permetterà di essere certi di aver raggiunto il nostro scopo e di migliorare la nostra strategia comunicativa per gli incontri successivi. La digitalizzazione è un processo di miglioramento continuo per cui non esiste una ricetta data e buona per tutto.

 

3) Attenzione ai requisiti per gli eventi sponsorizzati e per la formazione a distanza in ambiente regolato.

Sicuramente anche la tua azienda svolge la propria attività di divulgazione scientifica e formazione attraverso varie iniziative. Riunioni tecniche per piccoli team, come gli Advisory Board, o giornate formative per gruppi di specialisti o, ancora, incontri divulgativi per decine di persone, congressi ed eventi, oltre, ai tradizionali incontri one to one tra medici e informatori scientifici del farmaco.

La formazione a distanza e gli eventi sponsorizzati sono sicuramente, tra queste iniziative, un’opportunità per le aziende e un grande valore per i medici. Metodi di lavoro, procedure, stile comunicativo, oggi si stanno adeguando alla digitalizzazione e così anche le regole e i disciplinari. Oltre a quanto detto sin qui, dobbiamo quindi fare attenzione a rispettare quanto prescritto e la piattaforma utilizzata ci deve permettere le personalizzazioni necessarie per garantire la conformità alla normativa.

Giusto per citare alcuni esempi, negli eventi di formazione ECM in remoto, le aziende sponsor, possono promuovere il proprio logo prima e dopo la fruizione dei contenuti così come predisporre un proprio spazio virtuale. Questo deve essere comunque estraneo all’ambiente di erogazione del corso e il provider dovrà regolamentarne l’accesso, così come accade per gli eventi tradizionali secondo quanto disposto dal Manuale Nazionale di Accreditamento par. 4.18. Il provider potrà anche consentire la presenza passiva di due incaricati dello sponsor a patto che la lista dei partecipanti sia anonima, in caso contrario si genererebbe un conflitto con quanto previsto dall’Accordo Stato-Regioni del 2017 art. 80 comma 5.

La tecnologia utilizzata e gli accorgimenti progettuali dovranno quindi garantire le funzionalità per gestire ambienti separati senza perdere il contatto con i medici, offrire un’esperienza formativa appagante tra colleghi e, allo stesso tempo, rispettare l’anonimato oltre ad implementare meccanismi di controllo e di log degli eventi per rispondere efficacemente agli audit e alle verifiche.

In conclusione, sicurezza, attenzione al destinatario, focus sul risultato e conformità normativa sono i punti di attenzione nel trasferire online le nostre attività relazionali.

Certo qualcosa di più che non scaricare un’app di videoconferenza.

 

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