Andare on-line ma restare umani. Digitalizzare gli eventi residenziali

giugno, 23 2020

Assieme al marketing delle aziende farmaceutiche stiamo affrontando una sfida importante.

Progettare eventi e riunioni virtuali garantendo un grado di coinvolgimento e di calore umano che si avvicini il più possibile a quello garantito dagli incontri di persona.

Online non è affatto facile risultare efficaci e facili da seguire e, quasi mai, gli eventi in remoto sono del tutto soddisfacenti, ma se l’azienda ha degli obiettivi e ha investito risorse, bisogna fare il possibile per raggiungere lo scopo e non c’è calamità naturale che tenga.

 

La disponibilità di tecnologia fa apparire tutto a portata. È davvero così facile?

Digitalizzare gli eventi ha vantaggi noti, riduzione dei costi di logistica, azzeramento dei tempi per gli spostamenti di relatori e partecipanti, snellezza organizzativa in generale. Ma non è tutto rose e fiori.

Non è scontato garantire un’esperienza d’uso soddisfacente per i partecipanti. La grande disponibilità di tecnologie e di piattaforme, anche gratuite o quasi, può farci pensare che la soluzione al problema sia tecnologica e a portata di mano.

Nella realtà abbiamo sperimentato che la questione non è così semplice. Il software è solo un mezzo e non determina da solo la riuscita della nostra iniziativa. Limitarsi a scegliere la piattaforma di videoconferenza e considerare risolto il problema sarebbe un po’ come dire che una volta scelta la sala dell’albergo l’organizzazione del nostro meeting è tutta in discesa.

Sappiamo che la questione è riuscire ad attrarre, coinvolgere, lasciare un messaggio, far vivere un’esperienza appagante, stimolare il contributo e, inutile che ce la raccontiamo, con le persone separate da uno schermo non è affatto scontato riuscirci.

 

Quali sono i punti deboli tipici dei webinar?

Potersi incontrare e rimanere produttivi anche in queste settimane particolari è stato il valore del lavoro on-line. Adesso però lo scopo non è più solo la generica continuità delle attività, dobbiamo recuperare la produttività di prima e trovare nuovi modelli che rappresentino un’alternativa anche per il futuro.

Nelle nostre retrospettive, a valle degli eventi, abbiamo messo a fuoco alcuni punti di attenzione sulle esperienze fatte on-line. Di seguito ne riepilogo alcuni più generici che valgono un po’ per tutte le esperienze fatte:

 

Difficoltà tecniche.
Spesso i medici hanno difficoltà per il collegamento dagli ospedali. Postazioni condivise, prive di cuffie o webcam, difficoltà nello scaricare applicazioni o ad accedere a servizi a causa delle policy di sicurezza.

Bassa interattività.
I partecipanti tendono a rimanere spettatori inattivi, telecamera e microfono spenti seguono passivamente l’evento.

Scarsa partecipazione.
Negli eventi generici aperti, quasi il 50% delle persone che si iscrivono non si collega o si collega ampiamente dopo l’orario di inizio. La sensazione di avere un impegno improrogabile è molto più bassa che non per un meeting in presenza. Negli eventi con inviti molto mirati, bene che vada, il numero delle persone si dimezza ad ogni passaggio: 40 invitati, 20 iscritti, 10 partecipanti.

Scarsa attenzione.
Spesso i partecipanti seguono i webinar come “sottofondo” mentre svolgono altre attività. Rimanere nel proprio ambiente di lavoro o, come capita spesso, a casa, fa si che chi è online non è detto che ci stia effettivamente seguendo.

Difficoltà a contribuire.
Non vedere gli altri e non avere contatti con i relatori diminuisce la possibilità che i partecipanti prendano l’iniziativa per fare domande o intervenire con propri contributi. Le barriere da abbattere per incentivare gli interventi sono maggiori che non negli eventi fisici.

Bassa fidelizzazione.
In un evento in presenza ci sono più occasioni di interazione non solo tra partecipanti ma anche con i relatori e, soprattutto, con gli organizzatori. Trovandosi a tu per tu è più facile accorciare le distanze e alimentare il senso di gruppo e di comunità, creando un clima di collaborazione, rispetto a quanto si possa fare con un webinar.

 

Quali sono alcune risposte possibili a queste criticità?

Nel mondo della digitalizzazione non c’è mai una risposta univoca e, una delle caratteristiche che distingue il nostro lavoro, è saper modulare le azioni da intraprendere in relazione al tipo di evento, alla platea, alle caratteristiche degli invitati ai contenuti progettati, ai relatori.

Non esistono soluzioni del tipo one-fits-all ma risposte puntuali a bisogni specifici, per cui, come spesso accade la risposta a questa domanda sarebbe: dipende.

In questo articolo quindi raccogliamo e condividiamo alcuni accorgimenti e alcune indicazioni generali che possono fornire un buon punto di partenza per la progettazione, l’organizzazione e l’erogazione di un evento online, senza la pretesa di esaurire l’argomento.

Minimizzare le difficoltà di accesso.
Conoscendo la situazione dei nostri interlocutori principali che, in media, non hanno grande disponibilità di tecnologia e spesso nemmeno molta dimestichezza, dobbiamo agire su due aspetti: uno tecnologico e uno umano.

L’aspetto tecnologico si affronta utilizzando piattaforme efficienti. In Qbgroup, dopo aver utilizzato i prodotti di mercato, abbiamo deciso di progettare e sviluppare una nostra piattaforma per i webinar che garantisca alcune caratteristiche chiave, come per esempio non richiedere il download di alcun eseguibile o poter controllare centralmente le impostazioni di visualizzazione di ciascuno in modo che siamo certi che ognuno veda quello che riteniamo importante veda.

L’aspetto umano, invece, si gestisce istituendo la figura del facilitatore digitale. Il facilitatore ha il compiuto di agevolare il più possibile relatori e partecipanti nell’uso delle tecnologie e nella predisposizione di una postazione. Il suo intervento sarà utile sia nel pre-evento sia durante il live per garantire supporto in ogni fase.

Engagement e fidelizzazione. Una questione di progettazione ma la differenza la fa il tocco umano
Per i temi relativi al coinvolgimento, allo stimolo al contributo, al rischio di abbandono o non partecipazione e alla creazione di un senso di gruppo le soluzioni sono variegate e per lo più di metodo e di progettazione. Anche se la vera differenza la fa il tocco umano di una mano esperta in regia.

Di seguito vediamo una rapida carrellata, come sempre a titolo di esempio generico, di alcuni accorgimenti progettuali con la raccomandazione di investire il giusto impegno nel modellare queste attività sulla platea, sul tipo di evento, sugli obiettivi fissati.

 

Alcuni accorgimenti organizzativi:

  • Invio di reminder.
    Anche tramite sms visto che non tutti i clinici utilizzano con la stessa frequenza la posta elettronica o i calendari digitali.
  • Invio di sondaggi e questionari.
    Erogare in fase di pre-evento una survey sui temi dell’evento i cui risultati verranno presentati e commentati all’inizio del webinar.
  • Prevedere momenti di forte interattività.
    Inserire nell’agenda dell’evento delle simulazioni di casi clinici in real time e stimolare la discussione tramite il coinvolgimento attivo dei partecipanti.
  • Strutturare un evento in due momenti.
    Favorire una durata didattica sostenibile, si sa che online l’attenzione è limitata, e, nel ritrovarsi assieme il giorno dopo, si crea quella sensazione di appartenenza e di community. La maggior confidenza con la piattaforma e il format acquisita il primo giorno renderà il secondo molto più produttivo stimolando le interazioni con la faculty e gli interventi.
  • Prevedere attività post-evento.
    Questionari di feedback o retrospettive dopo un evento consolidano il senso di appagamento. Nell’interrogarsi sui risultati siamo portati a dare maggior valore a quanto abbiamo seguito.
  • Numero di iscritti ben calibrato.
    Chi organizza eventi è abituato a misurarne il successo anche con l’alta partecipazione ma online la corsa ad avere il numero massimo di iscritti non sempre è vincente. Pochi partecipanti garantiscono la qualità dell’esperienza e la possibilità di innescare l’interattività e il coinvolgimento di tutti. Visti i costi di logistica contenuti è meglio ripetere l’evento più volte con pochi partecipanti che non concentrare una grande platea in un momento unico.

Il tocco umano.

Nella trasformazione digitale la vera differenza non la fa la tecnologia ma l’attenzione alla persona. Può sembrare contro intuitivo ma la tecnologia rappresenta un ostacolo di cui minimizzare l’impatto, dobbiamo fare in modo che non se ne senta l’invadenza, tutti i minuti spesi negli eventi online per assicurarsi che tutti sentano, che tutti vedano i contenuti, che nessuno abbia problemi di collegamento sono tutti minuti “rubati” ai contenuti.

Avere dimestichezza con qualche piattaforma di videoconferenza siamo certi non sia lo scopo dei nostri meeting. Meno enfasi alla tecnologia, quindi, il cui più grande pregio è farsi utilizzare senza che ce ne accorgiamo, e più attenzione al flusso, alla regia degli eventi, a coinvolgere i partecipanti all’interno dell’evento.

In Qbgroup poniamo da sempre attenzione al fatto che i partecipanti siano coinvolti e attivi nel processo di apprendimento. In questo periodo, la nostra sfida è stata quella di non dimenticarci di loro e di renderli protagonisti dei nostri format didattici.

Se anche tu, passati i giorni dell'emergenza stai tornando a mettere in primo piano la soddisfazione dei partecipanti

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